Vážení vedoucí kolektivů,
níže najdete důležitý dokument GDPR- souhlas k urychlenému podepsání všem vašim členům do 24.5.2018.
Pro ty, kteří budou soutěžit na MČR Grand Finále Praha, zde najdete i dokument GDPR-video.
Zřejmě jste již zaznamenali pojem GDPR. Jedná se o nové nařízení z EU o ochraně osobních údajů a dat, které je závazné pro všechny a přináší mnoho změn, které jsou nutné k zapracování. Datum účinnosti je 25.5.2018, tedy ještě v době MČR Grand Finále Praha 2018… Již dvakrát jsme vám zasílali informace k GDPR, které čerpáme z veřejných zdrojů, ale i od svazů ČASPV, ČUS apod., z jejichž vzorů i tento nový materiál vznikl… Počítáme s tím, že uvedené dokumenty budou platné do konce sezóny, pro příští sezónu bude určitě potřeba dokument aktualizovat, protože je to nové nařízení EU, které ještě není doprovozeno českým nařízením, ještě tedy nejsou některé doprovodné předpisy…
Každý zástupce kolektivu a jednotlivý soutěžící bez klubové příslušnosti bude na soutěži podepisovat „Přehled startovného a poplatků krátkodobých členů“, čímž stvrdí, že všichni jeho soutěžící podepsali dokument GDPR – souhlas. Kromě toho budou podepisovat zvlášť, zda podepsali i dokument GDPR-video.
Dokument GDPR-souhlas řeší souhlas se zpracováním osobních údajů a splnění informační povinnosti vůči vašim členům. Není třeba nám ho zasílat, uchovejte ale pro případnou kontrolu ze strany státních orgánů. Pro alespoň částečné zjednodušení procesu získávání podpisů od jednotlivých členů, byly tyto dvě oblasti spojeny do jednoho dokumentu. Je třeba důsledně dbát na to, aby dokument byl podepsán samostatně. Nelze ho tedy vtělit např. do přihlášky do klubu. Důvodem je skutečnost, aby takový souhlas nemohl být považován za tzv. souhlas vynucený.
Z tohoto důvodu je tedy třeba, aby kluby nově informovali své členy o zpracování jejich osobních údajů v rámci spolku a rovněž je třeba nově zajistit jejich souhlas se zpracováním osobních údajů (podpisem na vzorovém formuláři). Takto je třeba postupovat u všech členů, tedy nikoli pouze u nově přijímaných, ale i u stávajících.
Vzorový formulář byl zpracován tak, aby současně pokrýval veškeré potřeby standardního sportovního spolku.
Pokud stávající člen odmítne souhlas udělit, bude možné jeho osobní údaje zpracovávat jen v rozsahu potřebném pro plnění zákonných povinností spolku (např. pro účely rejstříku sportovců vedeném MŠMT). Nový zájemce o členství nebude muset být za takové situace za člena přijat.
V tomto směru lze doporučit, aby členům bylo podrobně vysvětleno, že požadavek na poskytnutí jejich osobních údajů není samoúčelný. Spolek potřebuje své členy jednoznačně identifikovat, aby jim mohl mimo jiné zajistit plnohodnotné využívání všech práv a výhod spojených s členstvím. Zdůraznit je možné zejména potřebu jednoznačně prokázat počet členů v případech, kdy spolek žádá o dotaci či grant a podmínkou je velikost členské základny.
Dokument GDPR-video řeší souhlas se zpracováním osobních údajů poskytovatele videa na MČR Grand Finále Praha, tento dokument není povinné mít od všech podepsaný, ale pokud tomu tak nebude, poskytovatel nedá vaše formace k prodeji, budou tedy jen natočeny na základě tzv. zpravodajské licence a pro CDO školení apod., nebudou však veřejné a k zakoupení na e-shopu poskytovatele.
Následně bude třeba přijímat v rámci GDPR další opatření jako je zpracování určitých vnitřních předpisů, které budou upravovat nakládání s osobními údaji v rámci činnosti spolku, jejich zajištění proti zneužití ve formě zabezpečení počítačů či mechanického zajištění místností, kde budou uloženy v papírové podobě dokumenty obsahující osobní údaje apod. Uvedené věci jsme zasílali již dříve, jakmile budeme mít k dispozici konkrétní vzory, opět vás budeme informovat.
Věříme, že vzorový formulář výrazně usnadní plnění povinností vyplývajících z GDPR všem spolkům sdruženým v CDO.
Kdyby bylo cokoli nejasné, kontaktujte:
Mgr. David Nováček
tel. CDO: +420 773997052
e-mail CDO: david.novacek@czechdance.org
FORMULÁŘE:
